【文件保密管理制度.】为加强公司内部信息管理,确保各类文件资料的安全性、完整性和可控性,防止敏感信息泄露,提升企业信息安全管理水平,特制定本《文件保密管理制度》。本制度适用于公司所有部门及员工,在日常工作中涉及文件的制作、存储、传递、使用、销毁等环节均应严格遵守本规定。
一、适用范围
本制度适用于公司内部所有涉及国家秘密、商业秘密、工作秘密及其他需保密信息的文件资料。包括但不限于:合同文本、财务报表、技术资料、人事档案、会议纪要、客户信息等。
二、保密级别划分
根据文件内容的敏感程度,将文件分为以下三个保密等级:
1. 绝密级:涉及国家重要机密或对公司有重大影响的信息,未经批准不得对外披露。
2. 机密级:属于公司核心业务或重要经营信息,未经授权不得外传。
3. 秘密级:一般性内部信息,仅限于特定岗位人员知晓。
三、文件管理职责
1. 各部门负责人负责本部门文件的保密管理工作,确保相关人员了解并遵守相关制度。
2. 文件管理员负责文件的登记、分类、归档及销毁工作,确保流程规范、记录可查。
3. 所有员工均有责任和义务保护公司文件信息,严禁擅自复制、传播或泄露。
四、文件制作与存储
1. 涉及保密内容的文件在制作过程中应采用加密方式保存,并设置访问权限。
2. 电子文件应存放在专用服务器或加密存储设备中,禁止随意拷贝或上传至公共网络平台。
3. 纸质文件应统一编号、登记,并存放于指定保密柜中,由专人保管。
五、文件传递与使用
1. 保密文件的传递应通过内部渠道进行,严禁通过电子邮件、即时通讯工具等非安全途径传输。
2. 员工在使用保密文件时,应遵循“最小授权”原则,仅限于工作需要范围内使用。
3. 外部人员如需查阅相关文件,须经部门负责人审批,并签署保密协议。
六、文件销毁与归档
1. 保密文件到期或不再使用时,应按规定进行销毁处理,确保信息无法恢复。
2. 销毁前需填写《文件销毁申请表》,经主管领导批准后方可执行。
3. 非保密文件应按照公司档案管理制度进行归档保存,确保资料可追溯。
七、违规处理
对于违反本制度的行为,公司将视情节轻重给予警告、通报批评、降职、辞退等处理;若造成严重后果,将依法追究相关责任。
八、附则
本制度自发布之日起施行,由公司综合管理部负责解释和修订。各部门应结合实际情况,制定相应的实施细则,确保制度落实到位。
本制度旨在构建一个安全、有序、高效的文件管理体系,保障公司利益不受侵害,同时提升全体员工的保密意识和责任意识。