【情况说明格式及范】在日常工作中，尤其是在行政管理、人事处理、法律事务或项目汇报等场景中，“情况说明”是一种常见的书面材料。它主要用于对某一事件、问题或现象进行客观描述与解释，以供上级、相关部门或第三方了解具体情况。撰写一份规范、清晰、有逻辑的“情况说明”对于提升工作效率和避免误解具有重要意义。

一、情况说明的基本结构

一份标准的情况说明通常包括以下几个部分：

1. 标题

标题应简洁明了，一般为“情况说明”，也可根据具体内容添加副标题，如“关于XX事件的情况说明”。

2. 抬头（可选）

若是向特定单位或个人提交，可在开头写明接收方名称，例如“致：XXX部门”或“呈报人：XXX”。

3. 正文内容

正文是情况说明的核心部分，应按照时间顺序或逻辑顺序展开，主要包括以下

- 事件背景：简要说明事件发生的起因、时间、地点及相关人员。

- 经过描述：详细叙述事件的发展过程，包括关键节点、参与人员、采取的措施等。

- 现状分析：说明当前事件的状态、影响范围及可能带来的后果。

- 问题原因：分析事件发生的原因，是否属于主观失误、客观因素或其他原因。

- 处理措施：列出已经采取或计划采取的应对措施，以及后续改进方案。

4. 结尾部分

可以表达对事件的反思、对相关责任人的态度，以及对未来工作的建议或承诺。

5. 落款

包括撰写人姓名、职务、联系方式及日期。

二、情况说明的写作要点

1. 语言简洁、客观

避免使用主观情绪化语言，保持中立、客观的态度，确保信息真实可靠。

2. 逻辑清晰、条理分明

按照时间顺序或重要性进行排列，使读者能够快速理解事件全貌。

3. 重点突出、详略得当

对关键信息进行详细说明，对次要细节可适当简化，避免冗长。

4. 用词准确、专业

使用正式、规范的语言，避免口语化表达，尤其在涉及法律、政策等内容时更需严谨。

三、情况说明范文示例

关于XX项目延期的情况说明

致：公司项目管理部

我部门负责的“XX项目”原定于2024年6月30日完成，但目前尚未按期交付。现将相关情况说明如下：

1. 项目背景

该项目自2024年1月启动，主要任务为开发一套内部管理系统，由我部门技术团队负责实施。

2. 事件经过

在项目推进过程中，由于供应商提供的硬件设备未能按时到货，导致系统集成阶段严重滞后。此外，开发过程中发现部分功能需求存在变更，进一步延长了开发周期。

3. 当前状态

截至2024年8月15日，系统核心模块已完成开发，正在进行测试阶段。预计将在9月中旬完成全部工作。

4. 原因分析

主要原因是外部供应链延迟和需求变更。内部管理方面也存在沟通不畅的问题，导致部分任务未能及时调整。

5. 处理措施

已与供应商协商加快发货，并安排加班赶工。同时，已组织项目组成员重新梳理需求，优化开发流程。

6. 后续计划

将加强对外部资源的协调，提高内部沟通效率，确保后续项目按期完成。

特此说明。

撰写人：张三

职务：项目经理

日期：2024年8月20日

四、注意事项

- 情况说明应尽量避免使用模糊不清的表述，如“可能”、“大概”等，应尽可能提供具体数据或依据。

- 若涉及敏感信息，需注意保密原则，必要时可进行脱敏处理。

- 在正式场合使用时，建议打印成纸质文档并加盖公章，以增强权威性。

通过合理规划和规范写作，一份高质量的情况说明不仅能有效传达信息，还能体现撰写者的专业素养和责任感。希望本文对您撰写“情况说明”有所帮助。